记录控制程序

记录控制程序

1目的

对环境管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系要求及体系运行的证据，确保记录的完整、有效及活动的可追溯性。

2主题内容与适用范围

适用于公司证明过程和体系符合环境管理体系要求，并能够证明其有效运行的记录。

3术语

记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4职责

4.1人力资源部组织各职能部门负责环境体系运行记录的控制。

5具体内容与工作程序

5.1记录分类

记录分为与环境有关的记录和与体系运行有关的记录。

5.2记录的要求

5.2.1记录填写要字迹清晰、准确、完整、数据可靠，不得用铅笔书写，不得随意涂改；遇有热敏纸为载体的记录（如传真），应将其复印保存。

5.2.2如因笔误或计算错误需修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采取单杠划去原数据，在其上方书写更改后的数据，并签上更改人的姓名和日期。

5.2.3体系记录按程序文件规定的表格填写或者用文字记录，责任人员签字。

5.2.4没有固定表格的记录应使用适宜的记录本。

5.3记录建立和更改的批准

记录表格建立应经部门负责人审核、批准，体系运行过程中表格的更改、增删需经原审批人进行确认。

5.4记录的收集、整理和编目

5.4.1按照记录分类，各部门应随着生产过程进度和体系运行，及时收集、整理和积累有关记录。

5.4.2各部门资料员保存相关记录清单。

5.4.3记录收集部门要随着记录的收集对本部门的记录进行整理、编目，并分类存放。

5.4.4同一类的记录按日期或顺序号装订成册，并在首页编目，不得缺页。

5.5记录的查阅

5.5.1记录是一种特殊的文件，存放在各个部门，要做到易检索、易提取；记录查阅应作好查阅登记，防止查阅中损坏、丢失或改动。

5.5.2必要时记录可提供给顾客或其代表查阅，做好借阅记录。

5.6记录的归档、贮存和保管

5.6.1各部门记录整理完整后应及时归档。

5.6.2经营活动记录应长期保存，体系运行记录一般保存三年，对有长远利用价值的活动记录，可根据需要延长保存期限。

5.6.3要采取有效措施防止记录在贮存过程中损坏和丢失，记录的贮存环境应具备防潮、防火、防蛀等条件。

5.7销毁

5.7.1重要的记录销毁前由部门提出“文件留用/销毁申请表”，部门负责人签字并经管理者代表批准后实施，保存销毁记录。

5.7.2对一般活动记录或没有参考价值的记录，经部门负责人审批后销毁。

5.8过程的控制

5.8.1各职能部门对管辖范围内记录应进行不定期的监视。

5.8.2原则上管理者代表应每半年组织一次对各部门的记录控制情况的监视。

6本文件涉及表格

6.1《记录清单》

7相关文件

《文件控制程序》