文件和资料管理程序

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-05
	生效实施日期:	2025-07-07
	下次评审日期:	2026-07-05
	页码:	第1页/共1页

文件和资料管理程序

1目的

为使管理体系文件和资料处于受控状态，保证各使用场所都能得到相应文件的有关版本，防止使用失效或作废文件。

2适用范围

适用于公司与管理体系有关的所有文件的控制。

3术语和定义

采用公司《管理手册》中的术语和定义。

4职责和权限

4.1总经理

a)负责环境管理方针和目标的批准及发布。

b)负责《管理手册》的批准及颁布。

c)负责人力资源、机构设置、成本管理、设施设备等管理性文件的批准。

4.2管理者代表

a)负责《管理手册》的审核；

b)负责《程序文件》和《记录清单》的批准。

4.3生产办按照管理分工负责所管辖部门编制的业务文件的批准。

4.4生产办

a)负责本程序的制定和修订，并对本程序的实施进行监督和指导。

b)负责《管理手册》和《程序文件》发放。

c)负责建立公司受控文件清单，并对文件的发放、使用、更改、归档、作废等进行控制。

4.5各部门/车间

a)负责本部门/车间专业管理性文件的编制、校核、报批和发放。

b)负责与公司有关的法律法规的收集和信息传递。

c)负责本部门/车间作废文件的回收、上交或处置。

5控制要求

5.1文件类别

a)综合性管理体系文件。包括《管理手册》、《程序文件》等文件。

b)管理文件。各部门/车间与管理体系有关的专业管理性文件。如环境作业指导文件、技术性文件、环境管理方案、技术文件、内部审核报告、管理评审报告等。

c)外来文件。包括法律法规、政府有关部门下发的与环境有关的文件、标准、规范、图集等。

5.2文件编号

5.2.1管理手册。

公司代号/管理手册代号-年代号,如：EMS/SC-2021

5.2.2程序文件。

公司代号/程序文件代号-程序文件序号-年代号，如EMS/CX-01-2021，《文件和资料管理程序》。

5.2.3工作文件。

文件号的编制方法：公司代号/作业文件代号-文件顺序号-编制文件的年份，如EMS/ZY-01—2021。

5.2.4外来文件采用原有文件编号。如没有编号按照管理文件编号方法进行。

5.3文件编制和审批

5.3.1环境管理方针和目标由总经理组织制定，并批准发布。

5.3.2《管理手册》由管理者代表组织生产办等有关部门人员编制，管理者代表审核、总经理批准。

5.3.3《程序文件》和《记录清单》由生产办组织有关人员编制，相关部门负责人会审、管理者代表批准。

5.3.4各部门/车间编制的管理性文件，由部门负责人校核、主管领导批准。

5.3.5人力资源、机构设置、成本管理、设施设备等管理性文件由总经理批准。

5.4文件发放及使用

5.4.1《管理手册》和《程序文件》由生产办发放，发放时标注分发号、受控状态。

5.4.2各部门/车间编制的管理性文件由各部门/车间发放，受控文件标注分发号、受控状态；其他文件标注分发号；外来公文等按照其适用性经主管领导确认后，标注分发号进行转发。

5.4.3各部门/车间发放文件时填写“文件和资料发放登记表”。

5.4.4生产办建立公司“受控文件清单”。受控文件清单中包括内部所有与管理体系有关的文件。

5.4.5生产办建立公司“受控文件清单”，包括与生产过程有关的法律法规、标准、规范、规程、标准图、计算机软件等的有效版本。

5.4.6环境法律法规、标准和规范等文件按照《法律法规及其他要求管理程序》执行。

5.4.7各文件使用场所确保获得和使用与所从事的管理工作适用文件的有关版本。

5.4.8文件持有者必须确保文件清晰、整洁，易于识别和使用。

5.4.9使用人将文件损坏时可向生产办申请换发新文件。文件丢失时说明丢失原因，经主管领导批准后补发文件，并编写新分发号。

5.4.10调离公司的人员主动交还领取的文件资料。

5.5文件更改

5.5.1各部门/车间在实施管理手册和程序文件的过程中，文件内容如有不完善、不适用处，将所发现的文件不完善、不适用处及时上报生产办。

5.5.2管理手册和程序文件的更改由生产办填写“文件更改通知单”，管理手册的更改经管理者代表审核、总经理审批后实施更改。程序文件的更改经管理者代表批准后实施更改。更改采用划改、换页、换版等形式进行。

a)划改由生产办提出划改要求，文件持有者按要求实施更改。

b)换页由行质检部更改文件的修订状态，如 A 版第一次更改，文件的版本号/修订状态更改为第一版/1。

c)文件换版由生产办组织进行，并更改文件的版次。如第一次换版，文件的版本号/修订状态更改为 B/0，在新版本文件发布前重新评审和批准。

5.5.3管理文件的更改由主管部门填写“文件更改通知单”，经部门负责人校核、主管领导审批后实施更改。时效性较短的管理文件的更改采用换发、补发等形式对原有文件进行修订或更改。

5.5.4文件经多次修改或有根本性变动时重新印发，重新修订后的文件按原审批程序进行批准,并按原发放范围发放。

5.6文件复印

5.6.1加盖“受控”印章的文件未经原批准人批准不得复制。如果发现没有红色“受控”印章的文件，生产办有权没收。

5.6.2各部门/车间需复印“受控”文件时，填写“文件复印登记表”经原批准人批准后交生产办复印，加盖红色“受控”印章后按 5.4 条款要求进行文件发放。

5.7文件评审

5.7.1管理体系文件在运行过程中、内审和外审、管理评审时发现不符合时均进行评审。如需更改按文件更改条款要求执行。

5.7.2每年 12 月的适当时间，由管理者代表组织有关人员对管理体系文件的适用性、充分性和有效性等进行评审。

5.7.3需修订或换版时由生产办组织有关部门进行，生产办发布公司与管理体系有关的“受控文件清单”；生产办发布“受控文件清单”。

5.8外来文件控制

5.8.1公司与管理体系有关的外来文件由生产办统一控制，各部门/车间及时根据需要提出要求，管理者代表识别其适用性并确定发放范围。

5.8.2外来文件的发放按照 5.4 条款要求执行。

5.8.3各部门/车间关注与管理体系有关的法律法规、标准等文件的最新版本，每年 12 月适当时间与文件评审同时进行确认。

5.8.4外来文件的识别与获取控制按照《法律法规及其他要求管理程序》执行。

5.9文件归档和贮存

5.9.1各部门/车间对各类有效文件进行编目并分类贮存，以便于查找。

5.9.2各部门/车间文件和资料由各部门/车间归档。

5.9.3借阅文件档案填写文件借阅记录中“档案借阅”规定执行。

5.9.4管理体系记录按照《记录管理程序》执行。

5.9.5各类文件归档和贮存的具体要求按照要求执行。

5.10文件作废

5.10.1因各种原因作废的文件/资料，立即停止使用并由各部门/车间从使用场所及时收回。

5.10.2需用做资料或积累经验保存的文件/资料，在其封面加盖红色“作废”印章。

5.10.3文件的鉴定和处置按照规定执行。

5.11实施检查

5.11.1各部门/车间对各类文件/资料认真保管，每半年检查一次文件管理状况，保证使用文件的现行有效，并对发现的不符合及时纠正。

5.11.2生产办对各部门/车间的文件和资料控制情况每季进行一次抽查，对所需存档的文件和资料进行重点检查。

5.11.3各单位对检查中发现的不符合及时纠正，对重复出现的不符合按照《纠正预防措施管理程序》执行。

6相关/支持文件

7相关记录

7.1文件发放/回收记录表

7.2受控文件清单

7.3文件更改通知单

7.4外来文件登记表