文件控制程序

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-04
	生效实施日期:	2025-07-06
	下次评审日期:	2026-07-04
	页码:	第1页/共1页

文件控制程序

1目的

对公司所有与环境管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适宜性。

2主题内容和适用范围

适用于与环境管理体系有关的所有文件的控制。

3术语

文件：信息及其承载媒体，媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。

4职责

4.1总经理负责批准发布环境管理手册。

4.2管理者代表负责审核环境管理手册及负责批准程序文件。

4.3管理者代表负责组织各职能部门进行体系手册和程序文件的编制、使用、评审、更改、控制和管理。

4.4人力资源部负责体系手册和程序文件的发放和回收，外来行政文件识别、管理和归档；各职能部门负责本部门业务范围内外来文件的识别和管理。

5具体内容与工作程序

5.1文件的分类，本公司的文件分为三类。

5.1.1第一类文件为环境手册、方针和目标。

5.1.2第二类文件包括环境体系所需的全部程序文件。

5.1.3第三类文件是作业文件，包括：管理规定、岗位说明书、行政类文件(红头文件)、外来行政文件、标准、法律法规、记录。

5.2文件的编号

5.2.1手册编号：

体系（代号）+／手册（拼音）+—版次

5.2.2程序文件编号：

体系（代号）+/程序（拼音）+顺序号

5.2.3三级作业指导（包括管理、技术性文件）文件编号：

体系（代号）+/作业（拼音）+顺序号

5.2.4记录表格编号：

JL—体系（代号）/条款号+顺序号

5.2.5公司行政管理正式发文由人力资源部统一编号，各职能部室以公司名义发放的文件，交人力资源部统一编号。

5.2.6外部公用文件和顾客文件沿用其原有版本号或文件编号。

5.3文件的编写、审核、批准、发放

5.3.1环境管理手册，由人力资源部负责编写，经管理者代表审核后，总经理批准发布，人力资源部负责登记、发放。

5.3.2程序文件由各职能部门负责编写，部门负责人审核后，由管理者代表批准，人力资源部登记发放。

5.3.3各部门的作业文件由各部门编写、汇总，按规定程序审核，部门作好登记、发放记录。

5.3.4各部门设兼职资料员，负责受控文件的管理。文件的收发人须填写相应的“文件发放回收记录”，并应分类登记填写，确保字迹清晰、日期准确、易于查找。

5.3.5确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。

5.4文件的受控状态

5.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类文件。受控文件是指对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等均纳入程序，并按规定管理。非受控文件是指对文件的一切修订、换版，负责进行修订的部门不需通知文件持有者。

5.4.2管理体系所要求的文件应为受控文件，各部门按规定执行，受控文件必须在该文件封面左上角标注受控。凡不在管理体系文件控制范围内的文件，以及投标或提供给顾客的质量环境安全手册、程序文件为“非受控文件”（如有更改不必执行更改控制程序）。

5.5文件的领用

5.5.1文件使用者经主管负责人审批并注明分发号方可领用文件，领用时应填写“收、发文登记簿”。

5.5.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并回收相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。各相关部门应作好文件的发放签收记录。

5.6文件的借阅和复制

5.6.1借阅和复制文件者应填写 “文件借阅登记表”、“文件复制审批单”，经相关部门负责人按规定权限审批后，由资料员办理借阅、复制手续。复制的受控文件必须由相关的资料员登记编号。

5.6.2文件的复制主要指复印，声像资料、电子文档的复制主要指翻录和拷贝。

5.7文件的更改

5.7.1为保证文件的适宜性，管理者代表组织各职能主管部门根据日常使用情况、内外部审核、管理评审等，及时发现不符合，组织各部门对现有体系文件进行修订。

5.7.2环境安全手册由公司人力资源部组织更改，更改时填写“文件留用/销毁申请表”，经管理者代表审核后，上报分管总经理批准更改后发放。发放时应保留文件更改内容的记录。

5.7.3程序文件的更改，由原文件编制部门组织进行,填写“文件留用/销毁申请表”，经管理者代表批准后更改；若指定其他人员审批时，应获得原审批所依据的有关背景资料。总经办应保留文件更改内容记录。

5.7.4除手册和程序文件以外的其他文件的变更，执行公司的相关规定。

5.7.5文件更改分手改、换页和换版等方式。

a) 手写更改时，需将修订内容用双划线划掉，在其下方填写新的内容，并在《文件更改申请表》上注明。

b) 当文件更改篇幅占 1/3 以上，或同一条款更改次数在三次以上时，需进行换页或换版。

c) 各职能部门制订的作业指导书文件的修改或更换，按相关规定执行。

d) 所有被更改的原文件必须由相关部门收回或加注作废标识，以确保有效文件的唯一性。属错字漏字的更改不在更改范围内。

5.8文件的保存、作废与销毁

5.8.1文件的保存

a) 所有文件应适宜存放，分类标识清楚，保证文件的清晰，易于识别和检索。

b) 各部门使用的文件由本部门妥善保管。

c) 任何人不准私自外借文件，不得在受控文件上乱涂乱改，应确保文件清晰。

5.8.2文件的作废

a) 所有失效或作废文件由各职能部门资料员及时从各使用场所收回，醒目加注“作废”标志，防止作废文件的非预期使用。如因法律或其它原因需保留已作废的文件，应同时醒目加注“作废”和“保留资料”标志。b) 对无保留价值的作废文件，由相关部门按《记录控制程序》执行。

c) 调离工作岗位的人员，应主动及时交回领用的文件，办理交接手续。

d) 因破损和丢失的文件，责任人应写出书面报告，陈述原因，经文件发放部门负责人批准后，予以补发，补发手续执行5.5 条规定。

5.8.3文件的销毁

对需销毁的作废文件，由相关部门填写“文件留用/销毁申请表”，经管理者代表批准后，由归口管理部门统一销毁。

5.9外来文件的控制

5.9.1人力资源部收到外来行政文件时填写“文件发放回收记录”、“文件阅办单”，经分管领导批准后，控制发放，确保其适用、有效性。

5.9.2其它各部门收到外来文件时，由部门资料员填写“文件发放回收记录”、，交部门负责人审阅，按文件内容和要求进行相应的处置。

5.9.3各部门在各自权限范围内所收集的与体系有关的国家、行业、地方标准、规范及法律、法规等最新版本，按《法律法规和其它要求控制程序》执行。

5.9.4所有文件应保持清晰，易于识别，应对受控文件进行编号，填写《受控文件清单》实现对文件的快速检索和查找。

5.10声像、电子文件的管理

声像、电子文件包括录音、录像、照片、软盘、光盘等。对这些承载媒体不是纸张的文件的控制管理，应参照上述规定执行。

5.11过程监视

5.11.1各职能部门对管辖范围内文件应进行不定期的监视。各部门一般应在管理评审前，全面检查各类在用文件的适用性、充分性和有效性，并结合本部门平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。

5.11.2公司原则上应每半年组织一次对各部门文件控制情况的监视。

6本文件涉及表格

6.1《文件发放回收记录》

6.2《文件留用/销毁申请表》

6.3《文件借阅申请单》

6.4《文件更改申请表》

6.5《受控文件清单》

7相关文件

7.1《记录控制程序》

7.2《法律法规和其它要求控制程序》