文件控制程序

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-04
	生效实施日期:	2025-07-06
	下次评审日期:	2026-07-04
	页码:	第1页/共1页

文件控制程序

1目的

对与环境管理体系有关的文件的建立、审批、发放、保存、更改、销毁等进行控制，确保环境管理体系运作有章可循，使用的文件是现行有效版本。

2范围

适用于环境管理手册、程序文件、管理规定、记录台帐和支持性文件等环境管理体系文件的管理

3职责

3.1厂长负责批准发布环境管理手册。

3.2管理者代表策划、组织制定和修改环境管理手册，并报厂长审核。

3.3办公室负责组织人员进行手册、程序文件和三级文件的编写，经管理者代表审核报厂长批准后颁布实施。

3.4办公室负责环境管理体系文件的控制，包括对策划和运行环境管理体系所需的外来文件做出标识，并对其发放予以控制。

3.5各部门及车间负责本部门使用的与环境管理体系有关的文件的控制。

4内容与要求

4.1文件的编制

4.1.1管理者代表组织人员进行环境管理手册的编写。

4.1.2办公室组织各车间相关技术人员进行程序文件的编写。

4.1.3各部门、各车间负责三级文件的编写。

4.1.4由办公室对手册、程序文件及三级文件进行编号。

4.1.4.1文件的编码

a管理手册编号

DXC-EMS-I-2016：企业代码-环境管理体系-手册代码-年份

b程序文件编号

DXC-EMS-II-XX：企业代码-环境管理体系-程序文件代码-程序文件顺序号

c三级文件编号

DXC-EMS-III-YY：企业代码-环境管理体系-三级文件代码-三级文件顺序号

d记录编号

DXC-EMS-IV-XX-ZZ：企业代码-环境管理体系-记录代码-程序文件顺序号-记录顺序号

注：A/0为版本代号，如文件修改后版本为A/1、A/2….；版本修改后为B/0，

4.2文件的审批

环境管理手册、程序文件发布前由管理者代表审核后，经厂长批准。

各部门及各车间编写的文件及作业指导书，与办公室会稿后，由相应的部门或车间负责人批准实施。

4.3文件的发放

文件在发放前应由办公室统一编号、登记，所有受控文件在文件封面上加盖“受控”章，非受控文件不加盖任何印章。对策划和运行环境管理体系所需的外来文件也要做出标识，并对其发放予以控制。

环境管理手册、程序文件以及与环境有关的文件和资料由办公室按分发号分发至环境管理体系所覆盖的各部门、车间及相关人员。

文件与作业指导书由办公室负责汇总，使用部门负责本部门下发的文件与作业指导书的分发控制。

文件发放时由领取人签字，填写《文件发放登记表》。

对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到相关文件的有效版本。

4.4文件的保存

4.4.1文件经审核批准后，办公室存档三份，各部门、各车间接收到体系文件时，填写受控文件接收登记表。磁盘保存的应有备份、标记，由办公室专人负责。

4.4.2如需借阅文件，需经办公室负责人批准，并按期借阅，原版文件一律不得外借，防止文件丢失或损坏。

4.4.3使用部门所使用的文件要妥善保存，不得随意涂改或画线，不准随意外借，如不慎遗失或损坏，应及时上报办公室，办理文件复领手续，办公室填写《文件发放登记表》。

4.4.4各部门及各车间建立文件和资料清单，负责本单位下发和使用的文件管理，便于查找追溯。

4.5文件的更改

4.5.1在体系运行过程中，如发现文件需要更改，由提出更改的部门填写《文件更改申请单》，经管理者代表审批后组织修改。

4.5.2当文件所依据的有关法律、法规及其他要求有所更新时，办公室负责组织对相应的文件进行修改。环境管理手册、目标、指标和方案、程序文件需要更新时，要经厂长批准；三级文件的改动由各车间部门负责人负责审核批准。

4.5.3体系文件更改后由办公室填写《体系文件更改记录表》，并下发到相关部门和车间。

4.6文件换版、作废、销毁

4.6.1文件由于大量更改而需要换版时，版号按字母

A、B、C……排列，并由办公室按原版的分发号及时收回更改前的版本。

4.6.2失效的文件要及时从所有的发放和使用场所收回并记录，收回的文件如果作废，集中销毁处理，同时填写《文件销毁申请单》，作废文件留用的加盖“作废”章做明显标识，并与现行版本隔离存放，以防误用。

4.7文件的评审

环境管理体系文件在组织每年进行内部审核、合规性评价和管理评审时对原文件是否适应进行评审，必要时进行修订，修订后的文件要由经过授权的审批人审批其适用性。

4.8所有的环境管理体系文件必须字迹清楚、内容完整、标明授控状态、文件编号、编制人、审核人、批准人、发布日期、实施日期。

5相关文件及记录

a）文件发放登记表；

b）文件更改申请单；

c）受控文件清单；

d）文件销毁申请单