记录管理程序
《记录管理程序》是环境管理体系ISO14001标准记录控制程序。
SHOUCE365 | 编号: | SC365-EMS-CX-[xx] |
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版本: | A/4 | |
本次修改日期: | 2025-07-04 | |
生效实施日期: | 2025-07-06 | |
下次评审日期: | 2026-07-04 | |
页码: | 第1页/共1页 |
记录管理程序
1目的
对与管理体系运行有关记录的填写、标识、收集、保护、检索、归档、贮存、保存期限和处置进行控制,以提供服务、过程符合要求及管理体系运行有效性的证据,同时为服务的可追溯性和采取纠正、预防措施及持续改进管理体系提供信息。
2范围
适用于公司与管理体系有关的所有记录的填写、标识、收集、保护、检索、归档、贮存、保存期限和处置的控制。
3术语和定义
采用公司《管理手册》中的术语和定义。
4职责和权限
4.1管理者代表
a)负责组织编制和审批《记录清单》。
b)负责有关记录格式更改的批准。
4.2生产办
a)负责记录在规定保存期内的收集、编目、保护、检索、储存和归档的控制和管理。
b)负责记录保存期满后的处置控制。
4.3各部门/车间
负责本单位记录的填写、收集和归档管理;确保记录的真实、准确、清晰和完整。
5控制要求
5.1记录识别
5.1.1记录包括服务质量记录、管理体系运行记录和环境记录。
5.1.2记录形式包括纸张、电子文档、照片和实物等形式。
5.2记录编号
5.2.1管理体系记录编号按照下述方法执行: 公司/记录代号-记录序号,如:EMS/JL-01
5.3记录填写
5.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用杠划去。各相关栏目负责人签名不允许空白。
5.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据,不能采取涂抹的方式,而应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,并签上更改人的姓名及日期。
5.4记录的保存、保护
5.4.1各部门/车间必须把所有记录分类,依日期顺序整理好,以便于检索。并存放于通风、干燥的地方,所有的记录应保持清洁,字迹清晰。各部门/车间按规定的期限保存记录。
5.4.2各部门/车间编制《记录清单》(附备案的原始记录样本),将部门所有与管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期限等内容。各部门/车间应建立本部门/车间《记录清单》。
5.4.3各部门/车间每半年要对本部门/车间记录的使用、收集、保管情况进行检查。
5.5记录的发放、借阅和复制
各部门/车间保管的记录应便于检索, 需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》,由记录管理人登记备案。
5.6记录的销毁处理
对超过保存期限的记录,或因其他特殊情况需要销毁时,由部门主管填写《文件销毁记录》交各部门/车间确认,交生产办审核,由生产办授权人执行销毁。
5.7记录格式
5.7.1各部门/车间的记录格式,由各部门/车间主管负责组织编制,各部门/车间主管审核,管理者代表批准。
5.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,部门主管审核,生产办批准。执行《文件和资料管理程序》有关文件更改的规定。
6相关文件
6.1《文件和资料管理程序》
7相关记录
7.1记录清单