记录控制程序

记录控制程序

1目的

规范环境管理活动的记录，客观，真实，准确地反映产品形成全过程的环境管理活动；为证明本公司的环境管理体系有效运行提供客观证据。

2适用范围

适用于本公司环境管理体系运行中有关记录的控制。

3职责

3.1品管部负责全公司记录的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录的管理与控制。

4工作程序

4.1记录的标识

4.1.1记录的控制范围本公司记录的控制范围详见《记录清单》。

4.1.2记录的标识本公司记录的标识方法为：记录的名称和日期。

4.2记录表式的设计与审批

4.2.1记录表式的设计程序文件或作业文件的编制人应会同该文件的使用人，设计该文件配用的记录表式。

4.2.2记录表式的审批程序文件或作业用的记录表式的审批，与该文件的审批一并进行。

4.2.3需新增或更改的记录表式，由记录表式的使用人提出申请，并设计、更改，报品管部审批备案。

4.3记录的管理

品管部负责记录表式的登记、销毁的审批，确定归档范围，并编制《记录清单》；

4.4记录填写要求

a) 记录填写应字迹清晰、内容完整、正确，填写栏目不应留空白，填写人应签名；

b) 记录应用钢笔或圆珠笔填写，不允许用铅笔填写；

c) 记录不允许随意更改，必需更正时，更正人员应在更正处采用划改并签名以示负责；

d) 记录必须由操作者或活动的实施部门填写，必要时，由部门负责人签字确认；

e) 所有记录应在活动进行的同时或完成之时立即填写，以求准确。

4.5记录的收集

a) 品管部负责确定记录的收集周期；并负责收集相应的记录。

b) 生产部负责按规定的周期收集生产记录，安环负责收集安环记录；品管负责收集质检记录。

c) 采购负责收集来自供方的记录；销售负责收集来自顾客的质量信息反馈，并编目保存。

4.6记录的归档与保存

品管部负责体系运行相关记录的归档管理工作；生产部、品管部负责生产和检验过程相关记录的归档管理工作；安环部负责环境体系运行相关记录的归档管理工作；办公室负责人力资源管理运行相关记录的归档管理工作；市场部负责采购销售管理运行相关记录的归档管理工作。应按照记录的名称和收集时间分类整理，按序装订，实施归档，并执行规定的保存期限。

4.7记录的贮存

记录应由专人保管，专柜存放，便于检索，并应采取措施，防止变质、损坏。

4.8记录的查阅、借阅与复印

4.8.1记录的查阅

a) 顾客查阅：顾客或其代表经总经理同意后，可在商定期内查阅相关的记录；

b) 本公司人员查阅：应征得相关部门负责人的同意。

4.8.2记录的借阅

a) 所有记录原件一律不得外借；

b) 需借阅的记录，应办理借阅手续，经总经理批准后，由品管部提供复印件，复印件仅供参考。借阅人应按时归还借阅的记录。

4.9记录的处理

超过保存期或无参考价值的记录，由相关部门填写《文件销毁登记表》，经总经理审核、批准后，进行销毁。

5相关文件

文件控制程序

6记录及表式

记录清单