记录控制程序

记录控制程序

1目的

记录是环境管理体系保持连续有效运行的证据，真实反映环境管理体系的运行情况，并体现可追溯性。

2适用范围

适用于环境管理体系记录的管理与控制。

3职责

3.1办公室负责环境记录的管理和控制。

3.2各部门及各车间按规定进行与本部门及本车间有关的环境记录的编制、填写、归档、保管和借阅。

4内容与要求

4.1记录的组成

a）环境因素识别、评价记录；

b）法律、法规及其他要求获取记录；

c）内、外部信息交流记录；

d）监测和测量记录；

e）培训记录；

f）不符合报告；

g）事故及处理记录；

h）应急准备和响应记录；

i）体系审核和管理评审记录；

j）相关方抱怨及处理记录；

k）设备维修检查记录；

l）合规性评价信息；

m）产品环境属性信息（如化学成分和性质）；

o）关于实现目标和指标的证据；

p）许可证、执照或其它形式的法律授权；

q）检查和较准活动的结果；

r）运行控制的结果（维护、设计、生产）。

4.2记录的管理

记录的编制要求：办公室对各部门、各车间使用环境记录格式进行审核后，按记录编码规则进行统一编号，已有的记录可延用原有的编号，报办公室备案登记。

4.3环境记录的填写

记录填写时，填写人要用钢笔或签字笔填写，字迹工整，记录整洁。

记录的信息应尽可能齐全、准确，齐全是指要详细，能充分反映事件发生时的情况，准确是指要避免差错。

记录不允许随意修改。若属笔误需修改时，在错字上画两条横线，在更改处的附近写上正确的字，修改人必须盖章或签字。

4.4记录的保管与归档

记录的保管：各部门及各车间要指定专人或兼职人员对本部门的记录进行管理，建立“环境记录一览表”。记录要进行分类整理、装订成册，以便查阅追溯。

记录的归档：记录的保存期限为三年。到保存期限时由本部门负责人批准后由本部门自行销毁，填写“文件销毁申请单”。销毁时应至少有两人在场。

存档记录应由专人进行统一保管，并应注意存放地点的环境条件，进行适当的控制，以增加其自然存放的寿命。要特别注意防止人为损坏记录，如：丢失、损坏、甚至烧毁。涉及本厂机密的有关文件应防止被盗窃。

5相关文件及记录

《文件控制管理程序》

6记录

环境记录一览表