文件化信息控制程序模板

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-12
	生效实施日期:	2025-07-14
	下次评审日期:	2026-07-12
	页码:	第1页/共3页

评审签名：	日期：
管理者代表签名：	日期：

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-12
	生效实施日期:	2025-07-14
	下次评审日期:	2026-07-12
	页码:	第2页/共3页

目录

1目的

2范围

3职责与权限

4内容与要求

4.1文件化信息类型

4.2文件化信息格式

4.3文件化信息标识

4.4文件化信息创建

4.5文件化信息评审

4.6文件化信息批准

4.7外部文件化信息

4.8文件化信息印刷

4.9文件化信息发放

4.10文件化信息使用

4.11文件化信息保存

4.12文件化信息更新

4.13文件化信息版本控制

4.14文件化信息作废与销毁

4.15文件化信息的数字化

5相关文件及记录

6更新记录

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-12
	生效实施日期:	2025-07-14
	下次评审日期:	2026-07-12
	页码:	第3页/共3页

1目的

[本程序的目的，主要控制或管理的活动或事项。]

2范围

适用于[公司]环境管理体系范围内的环境管理体系相关的文件化信息。

3职责与权限

3.1批准职责与权限。

3.2评审职责与权限。

3.3修改职责与权限。

3.4起草职责与权限。

3.5发放、保存、回收、销毁等职责和权限。

3.6数字化职责与权限。

4内容与要求

4.1文件化信息类型

4.1.1特定记录

环境管理体系范围, 环境方针, 风险与机遇清单, 重要环境因素清单, 合规义务清单, 环境目标清单。

4.1.2文件

管理手册, 程序文件, 操作说明。

4.1.3记录

4.1.4外来文件化信息

4.2文件化信息格式

4.2.1纸质格式：A4纸张标准，[首页|封面页]和内容页。

4.2.2页面格式：页眉格式、页脚格式、[首页|封面页]和页面内容格式。

4.2.2.1页眉格式格式。

记录页眉格式：

文件页眉格式：

[SHOUCE365]	编号:	SC365-EMS-CX-[XX]
	版本:	[XX]
	本次修改日期:	[xxxx-xx-xx]
	生效实施日期:	[xxxx-xx-xx]
	下次评审日期:	[xxxx-xx-xx]
	页码:	第[xx]页/共[xx]页

4.2.2.2[首页|封面页]格式。

记录没有[首页|封面页]。

手册、文件、说明和外来文件化信息才有[首页|封面页]格式。

4.2.3字体要求：页眉、页脚、标题、内容字体和大小规定。

4.2.4结构层次：章、条、段或列项以及附录。

4.3文件化信息标识

4.3.1管理手册编号

SC365-EMS-SC-[XXXX]：企业代码-环境管理体系-手册代码-年份

4.3.2程序文件编号

SC365-EMS-CX-[XX]：企业代码-环境管理体系-程序文件代码-程序文件顺序号

4.3.3操作说明编号

SC365-EMS-CZ-[YY]：企业代码-环境管理体系-操作说明代码-顺序号

4.3.4记录编号

SC365-EMS-JL-[CX-XX|CZ-YY]-[ZZ]：企业代码-环境管理体系-记录代码-[程序文件|操作说明]顺序号-顺序号

4.3.5外来信息编号

SC365-EMS-WL-[ZZ]：企业代码-环境管理体系-外来信息代码-顺序号

4.4文件化信息创建

4.4.1管理手册

4.4.2程序文件

4.4.3操作说明

4.4.4记录

4.5文件化信息评审

4.5.1外来文件化信息、管理手册、程序文件由管理者代表评审

4.5.2操作说明由主管副经理评审

4.5.3记录由所在部门经理评审

4.6文件化信息批准

4.6.1环境管理手册由[厂长|总经理]批准。

4.6.1程序和记录表格由[环境管理者代表]批准。

4.6.1操作说明由[业务副经理]批准。

4.5.5外来文件化信息由[XXX]批准

4.7外部文件化信息

4.7.1接收：执行信息交流程序。

4.7.2识别：执行合规义务程序。

4.7.3编码：按4.3.5进行标识。

4.7.4首页设置：按4.2添加[首页|封面页]。

4.7.5控制：按本程序进行管理或控制。

4.8文件化信息印刷

4.8.1按批准版本印刷或打印。

4.8.2印刷或打印前校对,校对版确认许可。

4.8.3遵守保密原则

4.8.4确保打印或印刷版本清晰，并易于查阅原则

4.9文件化信息发放

4.9.1发放原则：部门、岗位各一份。

4.9.2发放：填写登记表与签名

4.9.3数字化文件系统注册：用户名唯一，密码自行设置

4.10文件化信息使用

4.10.1首页和页眉信息确保文件化信息有效版本得到使用。

4.10.2纸质版本可岗位现场翻阅。

4.10.3数字化版本可登录远程查询。

4.11文件化信息保存

4.11.1纸质原版母本保护，避免受潮和损坏，影响清晰度。

4.11.2防止丢失，确保信息安全，避免泄密。

4.11.3数字化原版母盘保护，避免介质损坏，影响读取信息。

4.11.4数字化文件系统备份机制，确保数值化文件信息安全。

4.11.5数字化文件化信息禁止打印、修改和复制，避免泄密和误用。

4.12文件化信息更新

4.12.1

4.12.2

4.12.3

4.13文件化信息版本控制

4.13.1原版母本

4.13.2受控版本

4.13.3作废版本

4.14文件化信息作废与销毁

4.15文件化信息的数字化

4.15.1数字化版创建

4.15.2数字化版保护

4.15.3数字化版登录

4.15.4数字化版修改

4.15.5数字化版更新

4.15.6数字化版储存

4.15.7数字化版销毁

5相关文件及记录

a）文件发放登记表；

b）文件更改申请单；

c）受控文件清单；

d）文件销毁申请单

e）文件评审表

f）外部文件化信息接收登记表

6更新记录

版本	日期	变更章条	简述	批准人