协商和信息交流控制程序

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-04
	生效实施日期:	2025-07-06
	下次评审日期:	2026-07-04
	页码:	第1页/共1页

协商和信息交流控制程序

1目的

及时、准确的传递、处置、反馈环境信息。

2主题内容和适用范围

适用于公司内、外部环境信息的交流。

3术语

无

4职责

4.1公司人力资源部、安环办负责公司环境管理体系实施运行过程中环保运行管理等方面的信息交流工作。

4.2人力资源部、安环办负责公司环境管理体系实施运行过程中的信息交流工作。

4.4市场部负责公司环境管理体系实施运行过程中有关与顾客有关的信息交流工作。

4.5采购部负责公司环境管理体系实施运行过程中有关物资采购管理方面的信息交流工作。

4.6管理者代表负责公司环境管理体系实施运行过程中有关目标管理、内外审、管理评审及重要环境方面信息交流工作及审批，并与总经理进行信息交流。

5具体内容与工作程序

5.1信息分类

5.1.1内部信息包括：

a）环境方针、目标指标及其实现措施；完成情况及效果；

b）环境因素的信息；

c）职责和权限信息；

d）培训信息；

e）监视测量信息；

f）事故、事件、不符合与纠正信息；

g）内、外审、管理评审信息；

h）相关法律、法规及其他要求的遵循情况；

i）紧急状态及应急准备与响应情况；

j）员工及其代表的抱怨、建议等。

5.1.2外部信息包括：

a）环境方针、重要环境因素及相关要求通告、影响相关方；

b）法律、法规及其他要求；

c）监测、测量的信息；

d）认证与监督检查的信息；

e）与顾客和其他相关方沟通的信息及顾客和相关方的抱怨、投诉等；

f）来自上级、行业、协会的信息；

g）其它外部相关方的信息。

5.2信息的提出

信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工、部门。

5.3内部信息交流管理

5.3.1可通过会议、电话、传真、信函、走访、电子邮件、短信等多种形式进行交流。

5.3.2公司的环境方针、目标、管理体系要求、知识，相关部门可采取多种形式传达给员工，增强员工环境意识。

5.3.3紧急情况发生时，具体操作参见应急预案。

5.3.4公司员工及其代表对环境方面的抱怨和建议，可通过 5.3.1 提到的多种形式传递给公司各部门，由主管部门协同相关部门一起调查情况，制定解决方案并跟踪检查落实情况。

5.3.5各部门依照相关文件规定收集、处置、传递日常信息。

5.3.6人力资源部、安环办制定协商交流计划，使相关部门参与公司环境方针和程序的制定、实施和评审，重要环境因素辨识与评价、作业条件更改的相应评审。协商交流计划及结果应形成文件，并通报公司领导及各部门。员工有权参与环境管理体系的各项活动。

5.4外部信息交流管理

5.4.1各对外部门，将公司环境方针、重要环境因素及有关要求传递给相关方。

5.4.2法律、法规及其他要求的收集、更新、整理、传递，详见《法律法规和其他要求控制程序》。

5.4.3各部门接受到相关方的环境信息，属管辖范围内的，可自行处理，制定措施并付诸实施，对需要反馈的将处理结果对外反馈，如需要其它部门解决或协助的，可及时通过电话、传真、会议或记录的形式传递到相关部门，相关部门处理后，如需要，将处理结果反馈接收部门保存。

5.4.4如涉及到公司重要环境信息，接收部门应及时传递给主管部门，由主管部门组织分析、制定措施，经部门负责人审批后，必要时由管理者代表审批，付诸实施，如需要，将处理结果对外反馈。

5.4.5对相关方合理的抱怨、投诉的处理，见《不符合、纠正措施控制程序》；对相关方施加环保影响执行《环境保护控制程序》、的相关要求。

5.4.6对体系运行过程中，各类文件、记录的控制，详见《文件控制程序》和《记录控制程序》。

5.5监督检查

各部门对管辖范围内的信息交流情况进行监督检查，公司通过内审监督各部门环境信息交流情况。

6本文件涉及表格

6.1各种交流协商记录

7相关文件

7.1《环境保护控制程序》