信息交流控制程序

SHOUCE365	编号:	SC365-EMS-CX-[xx]
	版本:	A/4
	本次修改日期:	2025-07-03
	生效实施日期:	2025-07-05
	下次评审日期:	2026-07-03
	页码:	第1页/共1页

信息交流控制程序

1目的

为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理，制定本程序。

2适用范围

适用于本厂与环境管理体系的内部信息的传递与处理，以及与外部相关方的信息交流。

3职责

3.1办公室、生产科、供销科、技术科、质保科等部门及各车间负责对应相关方信息的收集。

3.2各部门、车间负责工作范围内信息的传递与交流，并及时将有关环境信息反馈到办公室。

3.3办公室负责统筹本厂对内、外相关信息的传递与处理；保存和管理相关的信息。

3.4办公室和生产科负责紧急事故方面信息的处理。

3.5厂长主持管理评审，对体系的运行现状进行总结交流。

3.6管理者代表向厂长汇报体系的运行情况及相关方的要求；办公室将体系内部审核及管理评审的结果传递到各部门、车间。

4内容与要求

4.1内部信息交流

4.1.1内部信息内容

a)环境方针、环境管理体系运行情况；

b)有关法律、法规及其他要求的获取和更新；

c)环境目标、指标和方案的完成情况及效果；

d)内部审核、合规性评价、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合、纠正措施和预防措施；

e)本厂人员培训情况；

f)各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关环境保护方面对于解决问题、协调行动、跟踪实施计划的沟通、常规报表及其他信息通报；

g)紧急情况信息；

h)重要环境因素控制情况；

i)合同方和供方提供的相关信息。

4.1.2内部信息交流方式

a)环境方针以培训、会议、黑板报、意见箱、电子邮件等传递到全体员工；

b)管理者代表将本厂环境管理体系运行情况、目标、指标和方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向厂长汇报；

c)通过体系审核，各部门及各车间与管理者代表进行环境目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合、纠正措施和预防措施的传递;

d)各部门及各车间在体系运行过程中产生的环境信息，通过电话、会议、各类报表和信息交流单等形式实施，信息交流单由各部门保存并实施，年终交办公室归档；

e)办公室将政府职能部门对本厂的环境监察和监测结果复印下来，传达到有关部门、车间。

4.2外部信息交流

4.2.1外部信息内容

a)各有关部门接收到的有关环保法律、法规和其他要求；

b)上级环保机构有关信息；

c)来自相关方的投诉、抱怨，以及针对确定的不符合采取的纠正措施；

d)本厂的环境方针、目标、指标和组织关于持续改进和污染预防的承诺的对外宣传；

e)本厂环境绩效方面的信息；

f)有关突发环境事件的信息；

g)其它的相关信息。

4.2.2外部信息交流方式

a)有关部门接受到的外部信息，由接收部门填写信息交流单并及时传递到办公室，并由办公室组织进行内部传递；

b)对相关方提出的投诉、抱怨，由办公室根据信息内容传递到管理者代表，管理者代表落实到责任部门，责任部门将处理方案报管理者代表审核后厂长批准，于一星期内答复；

c)办公室负责对外宣传本厂的环境方针和环境绩效。

4.3紧急情况信息交流

4.3.1在发生紧急情况时，厂长须立即召集有关人员进行研究按应急预案进行处置，并及时向当地环保行政主管部门和政府其它有关部门报告情况。

4.3.2当出现紧急情况时，当事人应采取应急响应措施，填写记录，同时报告办公室和值班领导。

4.4记录保管

本厂产生的各种内外部信息交流记录当年内由产生部门保存，年终送办公室归档，保存期限为三年。

5相关文件

a)法律、法规和其他要求控制程序；

b)内部审核控制程序；

c)管理评审控制程序；

d)应急准备与响应控制程序；

6记录

a)内外部信息交流表

b)投诉、登记及处理意见表