GB/T 45001-2020文件化信息要求

范围应作为文件化信息可被获取。

职业健康安全方针应:
——作为文件化信息而可被获取；
——在组织内予以沟通；
——在适当时可为相关方所获取；
——保持相关和适宜。

最高管理者应确保将职业健康安全管理体系内相关角色的职责和权限分配到组织内各层次并予以沟通，且作为文件化信息予以保持。

组织应保持以下方面的文件化信息：
——风险和机遇；
——确定和应对其风险和机遇（见 6.1.2 至 6.1.4）所需的过程和措施。其文件化程度应足以让人确信这些过程和措施可按策划执行。

组织的职业健康安全风险评价方法和准则应在范围、性质和时机方面予以界定，以确保其是主动的而非被动的，并被系统地使用。有关方法和准则的文件化信息应予以保持和保留。

组织应保持和保留有关法律法规要求和其他要求的文件化信息，并确保及时更新以反映任何变化。

组织应保持和保留职业健康安全目标和实现职业健康安全目标的策划的文件化信息。

d）保留适当的文件化信息作为能力证据。

适当时，组织应保留文件化信息作为其沟通的证据。

组织的职业健康安全管理体系应包括：
a）本标准要求的文件化信息；
b）组织确定的实现职业健康安全管理体系有效性所必需的文件化信息；

创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的：
a） 标识和说明（如标题、日期、作者或文件编号）；
b） 形式（如语言文字、软件版本、图表）与载体（如纸质载体、电子载体）；
c） 评审和批准，以确保适宜性和充分性。

职业健康安全管理体系和本标准所要求的文件化信息应予以控制，以确保：
a） 在需要的场所和时间均可获得并适用；
b） 得到充分的保护（如防止失密、不当使用或完整性受损）。
适用时，组织应针对下列活动来控制文件化信息：
——分发、访问、检索和使用；
——存储和保护，包括保持易读性；
——变更控制（如版本控制）；
——保留和处置。
组织应识别其所确定的、策划和运行职业健康安全管理体系所必需的、来自外部的文件化信息，
适当时应对其予以控制。
注1：“访问”可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能指允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。
注2：“访问”相关文件化信息包括工作人员及其代表（若有）的“访问”。

c） 保持和保留必要的文件化信息，以确信过程已按策划得到实施；

组织应保持和保留关于响应潜在紧急情况的过程和计划的文件化信息。

组织应保留适当的文件化信息：
——作为监视、测量、分析和评价绩效的结果的证据；
——记录有关测量设备的维护、校准或验证。

d） 保留合规性评价结果的文件化信息。

f） 保留文件化信息，作为审核方案实施和审核结果的证据。

组织应保留文件化信息，以作为管理评审结果的证据。

组织应保留文件化信息作为以下方面的证据：
——事件或不符合的性质以及所采取的任何后续措施；
——任何措施和纠正措施的结果，包括其有效性。
组织应就此文件化信息与相关工作人员及其代表（若有）和其他有关的相关方进行沟通。

e） 保持和保留文件化信息作为持续改进的证据。